¿Alguna vez saliste de una reunión sintiendo que no te aportó ningún contenido de valor o que podrías haber aprovechado mejor ese tiempo? Esta situación es más frecuente de lo que pensamos. Según un estudio de Harvard Business Review, el 71% de los directivos considera que las reuniones son improductivas. Para revertirlo, te comparto esta guía básica con consejos que te servirán para sacarle provecho a tu próximo encuentro y para que la mayoría de las personas que asistan se vayan con una visión positiva del espacio.
- ¿Reunión o correo electrónico?
Muchas veces participamos de reuniones donde se brinda información que podría haberse compartido a través de un correo electrónico. Como organizadores, debemos tener en cuenta que el tiempo es uno de los bienes más preciados y escasos. Esto puede atribuirse al famoso multitasking (desarrollo de tareas en simultáneo) y al ritmo acelerado de nuestras vidas. En este sentido, no hay nada que atente más contra la productividad de las y los trabajadores que participar de reuniones en las cuales sienten que no deberían haber participado.
- Definición de objetivos claros
Una vez que sabemos que nuestra reunión tiene un objetivo lo suficientemente válido para convocar a un determinado grupo de personas, debemos asegurarnos de comunicarles el propósito de la misma. Esto permitirá que las y los participantes se anticipen a los posibles temas que se van a abordar, preparen preguntas y lleguen mejor preparados a dicha instancia.
- Armado de un esquema
Armar un esquema previo al inicio de la reunión representa múltiples beneficios: desde administrar de manera correcta el tiempo hasta pensar en posibles dinámicas de interacción. Una buena práctica es compartir ese esquema al comienzo de la reunión para otorgarle previsibilidad, alinear expectativas y darle una estructura al encuentro.
- Pautas de intervención
Para que la reunión sea exitosa es muy importante promover un clima de respeto y comunicar qué se espera de nuestros participantes. Deben tener en claro si podrán interrumpir la presentación o si habrá un espacio destinado a preguntas y respuestas al final de la misma.
- Familiarizarse con los recursos y con el espacio
En caso de que se trate de una reunión presencial, es de gran ayuda conocer el lugar con antelación. Esto nos permitirá pensar en la distribución física del espacio y contemplar los dispositivos con los que cuenta (proyector, conectividad, cantidad de sillas, etc.). Si la reunión es virtual, se aplica la misma lógica. Es necesario que estemos lo más familiarizados posibles con la plataforma que elijamos si queremos que la reunión salga con la mayor naturalidad posible.
- Elaborar una minuta
La minuta nos sirve para fijar conceptos claves e información importante, así como también es de utilidad para las personas que no pudieron asistir al encuentro. Hoy existen numerosos asistentes que utilizan inteligencia artificial para elaborar minutas. La sugerencia es ir probando y analizar cuál se aproxima más a nuestros intereses. Otra opción es pedirle a un participante que se encargue de ir tomando notas mientras transcurre la reunión. Además, se sugiere enviar la síntesis de la reunión por escrito.
- Asignación de tareas y seguimiento
Al finalizar la reunión y, si la ocasión lo amerita, se recomienda asignar tareas específicas a cada participante y establecer un calendario para su seguimiento. Esta práctica garantiza que todas las personas tengan en claro qué acciones deben realizar y cuándo deben completarlas. Además, es útil programar un breve seguimiento para revisar el progreso y resolver posibles obstáculos. De esta manera, nos aseguramos que los acuerdos alcanzados durante la reunión se traduzcan en acciones concretas.
Y vos, ¿ya aplicas alguno de estos principios en tus reuniones? ¿Cuáles son los principales desafíos que se te presentan? ¡Implementá alguna de estas estrategias en tu próxima reunión y contame los resultados!
